Inside UDG

Social Distancing und digitaler Zusammenhalt

UDG Mitarbeiter im Home Office

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Homeoffice in Zeiten von Corona

Sich von anderen Menschen fernhalten, um die weitere Ausbreitung einzudämmen: Das hat oberste Priorität in Zeiten der Corona-Pandemie. Aus diesem Grund arbeitet die UDG seit dem 16. März im Homeoffice. Mit dieser Maßnahme möchten auch wir unseren Beitrag gegen eine schnellere Ausbreitung leisten. Unsere Mitarbeiter sind seit vielen Jahren in der virtuellen Zusammenarbeit erprobt und unsere Infrastruktur ist dahingehend ausgerichtet, die übliche Geschäftstätigkeit auch aus dem Homeoffice heraus uneingeschränkt fortsetzen zu können. Doch: Dass auf einen Schlag alle über 450 Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist auch für uns eine neue Situation.

Was man aus dieser Situation lernen kann, welche Tipps und Tricks es gibt und welche Rolle die „virtuelle Nähe” im Homeoffice spielt, dazu haben wir mit vier unserer Kollegen gesprochen.


Corina Schulteis (Specialist Solution Consulting, Social Collaboration):

“Social Distancing – aber bitte nur in der realen Welt. In Zeiten der physischen Distanz helfen uns Social Intranets und digitale Kollaborationsplattformen die so wichtige Nähe zu wahren.”

Jeder weiß inzwischen, dass „Teamgeist“ eines der Schlüsselworte für motivierende, erfolgreiche Projektarbeit ist. Normalerweise sitzen daher unsere Projektteams an den Standorten räumlich zusammen. So können Absprachen direkt getroffen werden; es wird aber auch viel gelacht oder spontan eine Runde Kicker gespielt. Das trägt nicht nur zu erfolgreichen Projekten bei, sondern stärkt zusätzlich das Team-Gefühl. Was aber, wenn wir in diesen Tagen plötzlich alle einzeln im Homeoffice sitzen und kein spontanes Stand-up Meeting an der Kaffeemaschine mehr möglich ist? Dann werden virtuelle Zusammenarbeit und ein Social Intranet wichtiger denn je. Die „digitale Nähe“ verspricht ein Miteinander trotz physischer Distanz.

Im Heimbüro neigt man dazu, nur dann mit Kollegen in Kontakt zu treten, wenn man konkret über Projekte sprechen muss. Das Zwischenmenschliche kommt schnell zu kurz. Und genau dagegen müssen wir jetzt gemeinsam ankämpfen. Ich persönlich arbeite schon seit über einem Jahr viel im Homeoffice und kenne das Gefühl der Vereinsamung noch aus den Anfangszeiten meiner Heimarbeit. In der UDG sind der Austausch über unser Social Intranet, virtuelle Zusammenarbeit und Remote-Meetings bereits feste Bestandteile unserer Arbeitskultur. Und ich fühle mich längst nicht mehr wie „Kevin allein zu Haus“.

Corina Schulteis
Anni Chi

Anni Chi (Executive Director Organizational Strategy):

“Digitalisierung und Kommunikation sind unsere DNA. Das kommt uns jetzt zu Gute. Persönliche Kommunikation funktioniert auch ohne physische Nähe.”

Als Digitalagentur setzen wir kunden- und verbraucherzentrierte Digital- und Kommunikationslösungen um. Das machen wir aber nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für uns selbst. Unsere Teams sitzen häufig nicht in der gleichen Location: Virtuell und remote zu arbeiten ist für uns also „business as usual“. Effizient aufgesetzte Digitalprozesse und Tools sind dafür die beste Voraussetzung und wappnen alle Unternehmen gerade für Zeiten wie diese. Dabei betonen wir aber stets, dass immer die Menschen im Vordergrund stehen und der persönliche Kontakt nicht verloren gehen darf. Persönliche und direkte Kommunikation funktioniert auch ohne, dass man im gleichen Raum sitzt. Dazu stehen uns viele Mittel und Tools zur Verfügung. Manchmal reicht aber auch einfach der Griff zum Hörer. Digitalisierung und Kommunikation: das ist unsere DNA. Und das kommt uns jetzt zu Gute.


Jens Lüttgens (Chief Information Security Officer):

„Im Homeoffice muss die Sicherheit der Infrastruktur sowie der eigenen Daten und Daten von Kunden sichergestellt sein.“

IT Security und Homeoffice

„Einfach so ins Homeoffice?” Auch im Homeoffice muss die Sicherheit der Infrastruktur sowie die der eigenen Daten und der Daten unserer Kunden sichergestellt sein. Für den sicheren Zugang auf Unternehmensressourcen setzten viele Unternehmen auf eine VPN-Verbindung und merken nun vielleicht, dass ihre Infrastruktur nicht dafür ausgelegt ist, den Großteil der Mitarbeiter aus der Ferne anzubinden. Bottlenecks sind hier die Internetbandbreite der Standorte und die Kapazität der Firewall-Infrastruktur. Eine schnelle Lösung zur Entlastung von Firewall und Bandbreite wäre eine Split-Tunnel-Konfiguration, bei der nur ein Teil des Traffics durch den VPN-Tunnel geleitet wird. Möchte man jedoch weiter den gesamten Datenverkehr absichern und filtern, sollte dies vermieden werden. Eine Alternative sind VPN-Gateways in der Cloud. Ähnlich einer Split-Tunnel-Konfiguration werden hier lediglich Anfragen für interne Ressourcen an die jeweilige lokale Infrastruktur weitergegeben. Umwege und unnötiger interner Datenverkehr können dabei vermieden werden. Es besteht hier allerdings weiter die Möglichkeit, alle Verbindungen der Remote-Worker zu erfassen und abzusichern, ohne dass die lokale Firewall-Infrastruktur damit belastet wird.

Jens Lüttgens
Carolin Minkner

Carolin Minkner (Human Relations Manager):

„Das Teilen von Herausforderungen und Best Practices zur Arbeit im Homeoffice verbindet uns und fördert unser Zusammengehörigkeitsgefühl.“

 

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere – auch wenn wir als UDGler bereits Homeoffice erprobt sind, stellt das jeden persönlich vor neue Herausforderungen – insbesondere dann, wenn in der aktuellen Situation zu Hause Trubel herrscht und Kinder oder Angehörige zu betreuen sind. Daher ist es wichtig, auch im Homeoffice Routinen und Strukturen zu etablieren. Um uns dabei gegenseitig zu unterstützen, teilen erfahrene Kolleginnen und Kollegen praktische Tipps und Tricks zur persönlichen optimalen Organisation – vom Umgang mit Haushaltstätigkeiten, dem psychologischen Effekt des „sich in Schale Werfens“ bis hin zu Produktivitätstechniken wie der Pomodoro-Technik: 25 Minuten konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung, anschließend 5 Minuten Pause. Sich offen über die persönlichen Challenges auszutauschen und gemeinsam einen Umgang damit zu finden – das fördert unser Verständnis füreinander und schweißt uns zusammen. Und gerade darauf kommt es in diesen Zeiten besonders an.

 

Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen vor zeitkritische Herausforderungen gestellt: Schnelle Lösungen müssen her, um unsere Wirtschaft zu schützen und den laufenden Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Ob und wie gut Homeoffice funktioniert, hängt neben einer funktionierenden Infrastruktur vor allem von uns Menschen ab. Es kommt darauf an, gemeinsam, trotz physischer Distanz, die Herausforderungen zu meistern.

Für alle, die das Arbeiten im heimischen Büro nicht so gewohnt sind, haben wir hier neben den zahlreichen Tipps, die gerade im Internet kursieren, unsere „best four” zusammengefasst.

Wie man mit digitalen Mitteln die physische Distanz überwinden kann:

 

  • Guckt euch weiterhin in die Augen! Macht die Webcams an! Aus irgendeinem Grund scheuen viele Leute die Webcams wie TV-Kameras. Warum? In normalen Meetings setze ich auch nicht Sonnenbrille und Kappe auf, damit keiner sieht, wo ich hinschaue oder wie ich aussehe. Das wäre wirklich unhöflich, oder? Die Webcam auslassen ist genauso unsozial.
  • Holt euch weiterhin zusammen euren Meeting-Kaffee! Laptop und Handy sind mobile Arbeitsgeräte. Nutzt das. Trefft euch im virtuellen Meeting 5 Minuten vorher und holt euch gleichzeitig noch einen Kaffee. Dann habt ihr Zeit für ein bisschen privaten Austausch ohne schlechtes Gewissen. Das habt ihr im Büro doch auch gemacht.
  • Teilt euch weiterhin mit! Teilt Links, Artikel, Gedanken und Fotos mit euren Kollegen. Nutzt nur jetzt das Social Intranet (bei der UDG ist es Yammer). Und keine falsche Bescheidenheit – die hattet ihr sonst auch nicht, wenn ihr die Boxen voll aufgedreht habt, um den neuen viralen YouTube-Spot mit dem Rest des Büros zu „teilen“.
  • Fragt weiterhin Kollegen um Rat! Weiß man nicht weiter, guckt man vom Monitor auf und fragt in die Runde. Irgendeiner im Büro kennt sich immer aus. Was im Büroalltag klappt, klappt auch im Homeoffice. Social Intranet auf und einfach tippen: „Hey, weiß einer von euch …“ plötzlich habt ihr 400 Kollegen, die euch potenziell helfen können. Wie cool ist das denn?



Über den Autor

Lena Jockenhöfer
Manager PR, Communications & Marketing

Lena Jockenhöfer ist seit Anfang 2018 bei UDG United Digital Group - zunächst als Referentin des Managing Partners verantwortet sie heute als Manager für PR, Communications & Marketing den UDG Blog „Grenzenlos Digital“, die Social Media- & Business-Netzwerke, PR-Aktivitäten sowie Marketing- & Werbemaßnahmen der UDG United Digital Group.