Digitale Transformation

Unternehmensportale: Vom Stiefkind zum Prestige­projekt

Heller Flur

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Wie die Telekom aus einer Usability­katastrophe ein vorbildliches Mitarbeiterportal machte

Download des Vortrages von der IA Konferenz 2014

Sicher kennen die meisten von uns den alltäglichen Umgang mit internen Tools und Plattformen am Arbeitsplatz. Allzu oft führt dies zu Frust und Ärger, da man auf zu viele verschiedene Logins, technische Probleme sowie anwenderunfreundliche und umständliche Bedienoberflächen trifft. Bei internen Anwendungen und Services verzichten Firmen gerne vollständig auf gute Usability und Design.

Am Beispiel des Mitarbeiterportals der Telekom zeigen die Usability Experten der UDG United Digital Group Jens Scholz, Director Social Media, und Lena Körpe, Senior Concept Developer, auf, wie der Ausweg aus der Usabilitykatastrophe aussieht. Auf der diesjährigen IA Konferenz 2014 unter dem Titelthema „Brand Experience“ präsentierten sie am Beispiel des MyPortal der Telekom, was herauskommen kann, wenn man auch bei internen IT-Oberflächen konsequent in Brand denkt und die „Kundensicht“ bedient.

Auf dem jährlichem Zusammentreffen der deutschsprachigen IA- und UX-Community kommen neben Informationsarchitekten auch Konzepter, UX-Designer, Usability-Engineers, Content-Strategen, Business Analysten, Produktmanager, Service Designer und weitere Akteure in Berlin zusammen. Auch diesmal wurden am 23. und 24. Mai 2014 wieder aktuelle Methoden, Fallstudien und Best Practices aus Informationsarchitektur und User Experience Design vorgestellt und es bot sich die Gelegenheit, diese zu diskutieren.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen und nutzen täglich die verschiedensten digitalen Services und Tools, um ihre Arbeit zu machen. Sie loggen sich dafür in Mitarbeiterportale ein, die ihnen den Zugang zu diesen Tools und anderen wichtigen Informationen gewähren. Es geht um Geschäftsprozesse, Reports, Arbeits- und Projektzeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Gehaltsinformationen, Urlaubsanträge und vieles mehr. Ausgerechnet diese Tools aber sind oftmals verteilt auf vielzähligen Servern, haben eine verwirrende Nutzerführung, bilden eine reine IT-Sicht ab statt dem Nutzerprozess zu folgen. Und auch ein ansprechendes Design sucht man hier vergebens.

Bei der Deutschen Telekom verteilen sich alle diese Tools auf über 20 Systeme. Das bedeutet: 20 verschiedene Adressen, 20 Passwörter, 20 Hilfesysteme, 20 unterschiedliche Benutzeroberflächen. Die Fehlerquote ist riesig, der Supportaufwand immens, der Frust der Nutzer hoch. Employer Branding geht anders.

Daher wurde ein zentrales Mitarbeiterportal geplant, das den Zugriff auf all diese Einzelportale zentralisiert und den Zugriff auf alle relevanten Tools personalisiert. Diese Gelegenheit wurde dazu genutzt eine nutzerzentrierte Oberfläche zu konzipieren und zu designen.

Jens beschreibt die Idee hinter der Präsentation zur IA Konferenz: „In unserem Vortrag wird gezeigt, wie eine IT-Oberfläche für alle Mitarbeiter zugänglich und erlernbar gemacht werden kann. Wie findet man die Probleme heraus, wie die Lösungen dafür? Am Beispiel des Telekom MyPortal Projektes zeigen wir, wie man Employer Branding und Usability in eine für normale Menschen eigentlich unbenutzbare SAP-Landschaft einbringt.“

Hier geht es zum Download der Präsentationsfolien zum Vortrag “Unternehmensportale: Vom Stiefkind zum Prestigeprojekt – Wie die Telekom aus einer Usabilitykatastrophe ein vorbildliches Mitarbeiterportal machte”:

Download der Präsentation

Über den Autor

Jens Scholz